Transformation Opérationnelle : L’implémentation réussie d’une Solution P2P et ses impacts positifs sur la gestion des achats et des fournisseurs

December 15, 2023

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Année

2021

Type de projet

Approvisionnement

Économies

Coûts
et productivité

Réalisé par

Guillaume St-amour
Noémie bilodeau

Aperçu

Présentation client

Notre client est un leader québécois dans l’industrie de la location d’outils et d’équipements avec plus de 4000 produits différents en inventaire et près de 50 emplacements de location à travers la province.

Mandat

Le projet visait à améliorer la gestion des dépenses du client, en plus d’assurer une meilleure efficience au niveau de sa chaîne d’approvisonnement. Ayant préalablement sélectionné la solution désirée, le client a mandaté Conseil 2.0 pour l’implantation d’une solution P2P incluant la révision des processus et la gestion des fournisseurs.

But recherché par le client

Les objectifs principaux du client pour cette implantation étaient : l’optimisation des processus d’achat, l’augmentation du contrôle et de la visibilité sur les dépenses ainsi que la réduction et des délais du traitement des achats.

Exécution du mandat

Conseil 2.0 à diriger le projet d’implantation de la solution P2P en suivant la méthodologie en 4 étapes :

La première étape consiste en la mise en place d’une gouvernance de projet, la révision des objectifs et des critères de réussite, ainsi que la mise à disposition de la formation et des documents de la plateforme à l’équipe de projet. Cela se définit par la rencontre de l’équipe de projet et la mise en commun de leurs attentes quant aux bénéfices et aux objectifs, afin de s’assurer de les atteindre.

Lors de cette étape, l’objectif était de déterminer les résultats souhaités en termes de processus d’affaires. Nous avons donc analysé les processus actuels, les outils utilisés ainsi que les contraintes de l’entreprise afin de les aligner avec les meilleures pratiques permises par le système P2P. Cela se traduit par le design de l’architecture, la configuration de la plateforme, le développement des intégrations et l’habilitation des fournisseurs.

La validation comprend la planification, la rédaction et l’exécution des scénarios de test, y compris les tests d’acceptation des utilisateurs (UAT) et les tests d’intégration. Elle englobe également la planification de la formation des utilisateurs finaux.

Le déploiement se traduit par le lancement de la plateforme en production. Pour ce faire, les étapes suivantes sont requises :

  1. La configuration de la plateforme de production.
  2. La formation des utilisateurs finaux.
  3. La communication du lancement aux fournisseurs.
  4. L’utilisation de la plateforme de production par les utilisateurs et les fournisseurs.
  5. Le soutien pendant la période d’hypercare afin de résoudre les problèmes pouvant survenir.

Résultats

Une fois le mandat complet, l’entreprise a acquis une totale autonomie dans l’utilisation et la gestion de la plateforme de production, se positionnant désormais pour profiter des nombreux avantages d’un outil P2P, tels que :

  • Une meilleure gestion des processus internes grâce aux automatisations.
  • Une réduction des coûts (ressources, matériels, gestions).
  • La diminution des risques d’erreurs.
  • La garantie de la conformité des dépenses.
  • L’amélioration de la visibilité entre les départements grâce à l’accès aux données en temps réel.
  • La rationalisation des choix des fournisseurs.
  • La réduction des activités manuelles, permettant de consacrer davantage de temps aux activités à valeur ajoutée.
  • Une interface conviviale pour les utilisateurs.
  • L’amélioration de la traçabilité des transactions.
  • L’accentuation de la collaboration entre les départements.

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